Každé fyzické osobě oprávněné přistupovat do datové schránky jsou vždy vygenerovány vlastní přístupové údaje.
Každému statutárnímu zástupci právnické osoby jsou vygenerovány unikátní přístupové údaje. Má-li společnost více statutárních zástupců, obdrží každý z nich vlastní přístupové údaje. Nicméně všichni statutární zástupci budou následně přistupovat do jediné společné datové schránky.
Jinými slovy – každá datová schránka má své vlastní uživatele. Na druhou stranu není možné pod jedním uživatelským účtem přistupovat k více datovým schránkám.
Zasílání přístupových údajů
Přístupové údaje jsou zasílány výhradně poštou do vlastních rukou na adresu trvalého bydliště. U statutárních zástupců právnické osoby jsou zasílány na adresu bydliště, které je zapsáno v obchodním rejstříku, a to i do zahraničí.
Není-li adresát zastižen, jsou přístupové údaje uloženy na poště po dobu 10 dnů. Nevyzvedne-li si je v této lhůtě, je možné získat přístup do datové schránky pouze požádáním o zneplatnění původních přístupových údajů a vystavení nových.
Dojde-li ke změně statutárních zástupců právnické osoby, provede systém datových schránek automaticky změny v oprávnění k přístupu do datové schránky na základě zápisu změn do obchodního rejstříku, tj. novému statutárnímu zástupci vygeneruje a zašle přístupové údaje a odvolanému statutárnímu zástupci zruší přístup do datové schránky.
Neobdržení či ztráta přístupových údajů, zapomenutí hesla
V případě neobdržení přístupových údajů poštou (např. v obchodním rejstříku je zapsána špatná adresa trvalého bydliště), jejich nevyzvednutí nebo ztrátě, případně zapomenutí hesla, je možné požádat o zneplatnění původních přístupových údajů a vystavení nových na kterékoliv pobočce Czech POINT. Dostaví-li se osobně držitel přístupových údajů, nové údaje mohou být okamžitě vydány dílem na místě, dílem odeslány na zadanou mailovou adresu.
K podání žádosti o zneplatnění je možné zmocnit jinou fyzickou osobu, v takovém případě však k zneplatnění údajů nedojde hned a zaslání nových údajů probíhá vždy poštou.
První žádost je bezplatná, v případě opětovné žádosti dříve než za 3 roky je úkon zpoplatněn.
Získání přístupu do datové schránky ze zahraničí
Nachází-li se statutární zástupce trvale v zahraničí, tj. nemůže se dostavit na Czech POINT a požádat o nové přístupové údaje k datové schránce, přístupové údaje za něj nemůže vyzvednout nikdo jiný. Bez nich však právnická osoba není schopna přistupovat do datové schránky (není-li v právnické osobě další statutární zástupce, který si přístupové údaje úspěšně vyzvednul). Existuje však možnost pověření jiné osoby přístupem do datové schránky.
Pověření jiné osoby k přístupu do datové schránky
Přístup do datové schránky je možné udělit i jiné osobě, a to jejím ustanovením tzv. pověřenou osobou nebo administrátorem datové schránky. K tomu je nutné podepsat plnou moc s úředně ověřeným podpisem. V případě ověření podpisu v zahraničí mimo českou nebo slovenskou ambasádu je zpravidla nutné podepsat plnou moc v cizím jazyce a opatřit Apostilou a následně ji nechat přeložit do češtiny se soudním ověřením. Pověřená osoba nebo administrátor pak s plnou mocí a průkazem totožnosti zajde na kteroukoliv pobočku Czech POINT a požádá o zřízení přístupu. Žádost je následně posouzena a přístupové údaje jsou této osobě zaslány poštou.
Pokud již máte přístup do datové schránky, je ustanovení pověřené osoby nebo administrátora datové schránky výrazně jednodušší. V datové schránce lze přidat pověřenou osobu volbou Nastavení - Seznam uživatelů - Přidat uživatele.
V obou případech je možné omezit oprávnění jen na určité činnosti.
Administrátor na rozdíl od pověřené osoby má navíc právo sám zřizovat další pověřené osoby.