Potřebujete pomoc se založením
a používáním datové schránky?
Datové schránky
Na internetu je mnoho informací o datových schránkách. Naneštěstí se většina z nich zabývá pouze formálními stránkou datových schránek nebo poskytují pouze povrchní informace. Cílem těchto stránek je poskytnout praktické informace k používání datových schránek a úzce souvisejících autorizovaných konverzí.
Nejdůležitější fakta o datových schránkách
- Každá organizace má zřízenu pouze jednu datovou schránku, ale může do ní přistupovat více osob.
- Adresou datové schránky je ID datové schránky.
- Právnickým osobám je datová schránka zřízena automaticky (povinně).
- Přístupové údaje jsou zasílány poštou do vlastních rukou všem statutárním zástupcům.
- Subjekty, které nemají datovou schránku zřízenu ze zákona, mohou požádat o znepřístupnění datové schránky na kontaktním místě veřejné správy.
- Je-li je datová schránka aktivována, je nutné ji pravidelně vybírat, jinak může po 10 dnech nastat fikce doručení.
- Datem doručení je okamžik přihlášení do datové schránky nebo 10. den od dodání do datové schránky u doručení fikcí.
- Datový trezor prodlužuje platnost datových zpráv a ušetří práci s ukládáním zpráv, jedná se však o placenou službu.
- Platnost elektronicky podepsaného dokumentu je bez další péče v rozmezí několika dnů až několika let, poté již nemá platnost originálu a nelze provést jeho konverzi do papírové podoby.
- Autorizovaná konverze dokumentu má stejné právní účinky jako ověřená kopie.
- Pro zasílání zpráv fyzickým nebo právnickým osobám, je nutné si aktivovat službu Poštovní datová zpráva.
- Při odesílání zpráv platí tzv. fikce podpisu, tj. jakoby jste zaslanou zprávu sami podepsali. Pokud se však na jeden dokument musí podepsat více osob, je nutné zasílaný dokument podepsat elektronickým podpisem.
Nejdůležitější doporučené postupy
- Je velmi vhodné nastavit upozorňování na nové zprávy.
- Přístup do datové schránky je možné udělit 3. osobám – tzv. pověřené osobě a administrátorovi.
- Pokud nezměníte výchozí nastavení, je nutné měnit heslo do datové schránky každých 90 dnů, jinak hrozí zablokování schránky.
- Datové zprávy jsou mazány po 90 dnech od dodání do datové schránky – je vhodné si je uložit.
- Je vhodné ukládat celé datové zprávy včetně obálky ve formátu ZFO, nikoliv jen přílohy.
- Obálka zprávy neobsahuje datum doručení – je nutné si jej zvlášť poznačit nebo uložit doručenku.
- Platnost elektronického podpisu PDF souboru lze ověřit zde
- Práci s datovými schránkami může usnadnit software třetích stran – např. doplněk pro Outlook nebo aplikace Datovka.
- Nejsnadnější cestou řešení problémů s datovou schránkou je kontaktování hotline 954 200 200.
- Je-li potřeba el. dokument v listinné podobě, je nutné provést jeho autorizovanou konverzi.
- Autorizovanou konverzi provádějte přes úschovnu. Vyhnete se technickým problémům s USB disky.
- Autorizovanou konverzi lze využít k rychlému zaslání dokumentu v listinné podobě.
Veškeré zde obsažené informace jsou psány z pohledu uživatelů datových schránek – fyzických a právnických osob, nikoliv orgánů veřejné moci. Informace a náhledy obrazovek nemusí být 100% aktuální, protože datové schránky průběžně prochází implementačním i legislativním vývojem.
Tyto stránky nenahrazují dokumentaci nebo nápovědu k datovým schránkách. Hlavní dokumenentaci naleznete na http://www.datoveschranky.info/ a nápovědu na https://www.mojedatovaschranka.cz/static/pages/napoveda