Uložení datové zprávy
Datové zprávy jsou vždy po uplynutí lhůty 90 dnů od dodání vymazány z datové schránky!
Pro uchování dat o odesilateli a příjemci je vhodné datové zprávy ukládat, a to nejen obsah datové zprávy, ale také její obálku. Jiným způsobem „uložení“ datové zprávy (např. vytištěním zprávy) dojde ke ztrátě platnosti zprávy.
Datové zprávy jsou po 90 dnech od dodání do datové schránky vymazány.
Z důvodu delší platnosti je vhodné ukládat celé datové zprávy včetně obálky ve formátu ZFO.
Uložení celé datové zprávy včetně obálky
Chcete-li uchovat celou datovou zprávu (obsah i obálku, ale bez doručenky), zvolte po otevření datové zprávy na formuláři Uložit zprávu.
Datová zpráva je pak uložena ve formátu ZFO – nativním formátu aplikace 602 Form Filler. Takto uložená zpráva obsahuje všechny přílohy, ale neobsahuje doručenku, ani datum doručení. K otevření souboru ve formátu ZFO je nutné mít nainstalovaný program 602 Form Filler nebo zprávu načíst přes Zprávy - Načíst zprávu, viz ověření zprávy.
Datová zpráva ve formátu ZFO neobsahuje doručenku, ani datum dodání. Datum doručení je možné zjistit v přehledu dodaných zpráv a ručně si jej poznačit nebo rovnou uložit celou doručenku.
Příklad datové zprávy uložené ve formátu ZFO (pro otevření je nutné mít nainstalovaný 602 Form Filler)
Uložení pouze obsahu datové zprávy - uložení příloh
Chcete-li uchovat pouze obsah datové zprávy, uložte jednotlivé dokumenty odkazované v datové zprávě.
Při uložení pouze obsahu datové zprávy je nutné mít na zřeteli omezenou platnost dokumentu.
Příklad uloženého obsahu datové zprávy ve formátu PDF – dokument není podepsán el. podpisem
Uložení doručenky, dodejky
Chcete-li uchovat doručenku zprávy, klikněte na Doručenka a po jejím otevření zvolte Uložit - format PDF nebo Uložit - format ZFO nebo Vytisknout.
Zatímco u samotné datové zprávy je vhodné ukládat je ve formátu ZFO, u doručenky je vcelku jedno, zdali ji vytisknete nebo uložíte jako PDF.
Příklad doručenky datové zprávy uložené ve formátu ZFO (pro otevření je nutné mít nainstalovaný 602XML Filler)
Datový trezor
Datový trezor je služba České pošty, která za měsíční poplatek nabízí uchování datových zpráv po dobu delší než 90 dnů. Jinými slovy nabízí to samé, co výše popsané ruční uložení zprávy nebo běžná spisová služba spolupracující s datovými schránkami. Datový trezor však zároveň prodloužuje platnost datových zpráv jejich přerazátkováním novými časovými razítky.